文书档案管理制度

文书档案管理制度

　　在日常生活和工作中，很多地方都会使用到制度，制度泛指以规则或运作模式，规范个体行动的一种社会结构。拟定制度需要注意哪些问题呢？下面是小编为大家整理的文书档案管理制度，欢迎大家分享。

　　为了贯彻执行《档案法》，适应办公自动化及档案管理规范化的要求，加强本局文书档案管理，制定本制度。

　　一、文件材料归档范围

　　(一)上级机关的文件材料。

　　1、上级召开的需要贯彻执行的会议的主要材料;

　　2、上级机关颁发的属于本局主管业务并要执行的文件，以及非本局主管业务但需要贯彻执行的法规性文件;

　　3、代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本，上级机关转发本局的文件(包括报纸、刊物转载);

　　4、上级机关领导视察、检查本局工作时的重要讲话、题词、照片和有保存价值的录音、录像等材料;

　　5、其他应当归档的文件材料。

　　(二)本级的文件材料。

　　1、局党组、行政领导会议文件材料，召开的工作会议、专题会议材料;

　　2、颁发的(包括转发及与其他单位联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿;

　　3、本级的请示与上级机关的批复文件，下级单位的请示与本级的批复文件;

　　4、内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告;

　　5、检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料;

　　6、内部职能部门汇总的统计报表和统计分析资料;

　　7、形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料;

　　8、党委、团委、工会等内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料;

　　9、内容重要的人民来信、来访材料，领导的指示和本机关处理来信来访形成的记录、调查处理报告、统计分析等;

　　10、征用土地及基本建设工程施工文件材料;

　　11、制定的规章制度等文件材料;

　　12、年鉴、大事记、工作简报以及反映本局重要活动事件的剪报、声像材料、荣誉奖励证书。有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料;

　　13、干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、录用、调资、退职、退休、离休、评残、抚恤、死亡、奖惩，党员、团员、干部、工人名册、报表，转移关系存根等文件材料;

　　14、财产、物资、档案等交接凭证、清册;

　　15、编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本、编辑出版物的定稿、样本;

　　16、与有关单位和个人签订的各种合同、协议书等文件材料;

　　17、其他应当归档的文件材料。

　　(三)同级单位和非隶属单位的文件材料。

　　1、同级单位和非隶属单位颁发的非本单位主管业务但需要执行的法规性文件;

　　2、相关单位对本局工作检查形成的重要文件;

　　3、同级单位和非隶属单位与本局联系、协商工作的重要来往文件等。

　　(四)下级单位的文件材料。

　　1、下级单位报送的重要工作计划、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件;

　　2、下级单位报送的重要工作、重大活动等文件材料;

　　3、下级单位报送的备案材料等。

　　二、文件材料收集整理

　　(一)办公室是本局文件材料的“出入口”，指定专人负责收发文登记、送阅、收集、整理归档工作。

　　(二)各部门工作人员对办理完毕、属于归档范围的文件材料要收集齐全，及时转交本部门负责内勤工作的人员保管。

　　(三)各部门负责内勤工作的人员对本部门工作人员移交的属于归档范围的文件材料，要及时接收、清理、建档，如有缺少应立即采取补救措施，确保每件档案材料完整齐全。

　　(四)办公室每月或每季度将各部门保管的属于归档范围的文件材料进行收集、整理和补充，立卷保存。

　　(五)信息中心要在每月终了后3日内，将本局机关生成在局域网上的收、发文件刻录到电子光盘上(一式三份)，交办公室保存。

　　(六)领导和机关各部门工作人员外出参加重要会议、重大活动后，应将与会议和活动有关的各种文件材料(包括音像、照片等)送交办公室登记、建档保存。

　　三、文书档案管理使用

　　(一)各种文书档案实行定人专管、入柜保存制度，任何个人都不得长期占用和私存文书档案。

　　(二)内部查、借阅文书档案，原则在文书档案存放场所进行，否则要履行查、借阅登记手续，并按期归还。外单位查阅文书档案，必须报经局分管领导批准，并履行登记手续。对需要复印档案、出具证明材料的，必须报分管局长批准，经认真审查后方可出具有关证明。否则一切后果由经办人负责。

　　(三)查、借阅文书档案人员不得剪裁、涂改、拆散、抽换文书档案材料，也不得在文书档案上作任何标记，更不得擅自将文书档案转借他人。

　　(四)销毁过期无效文件材料统一由办公室按规定办理，其他部门和个人不得擅自销毁文件材料。

　　(五)收发、传阅、保存和查、借阅“秘密”以上等级以及有限定收阅范围的文书档案，严格按《保密法》执行。

　　一、医院所有文件、信函、简报及其它资料等，统一由办公室专人实行归档规范管理。

　　二、医院收文程序是：各科室在接收到相关文件（含外出开会）时必须先交办公室，由办公室负责统一登记、编号，呈送医院领导阅批，不得遗漏、延误和丢失。文件传阅完毕后，统一由办公室保存，相关科室保存复印件。

　　三、医院发文程序是：各承办科室根据院领导批示意见起草文件，文件起草后，按报批程序报分管领导、院长签发。拟文科室必须按照领导签发稿认真校对后交办公室把关，并统一编号，统一印制。凡未经分管领导或院长签发的文件，办公室不予编号；文件印制必须规范、清晰、整洁，盖章后，要连同签发稿、附件等一式三份入档保存。

　　四、拟文科室要注重提高公文质量，格式规范，字迹工整，确保公文的权威性和严肃性。各科室的文件要妥善保管，不得随意丢放。印制涉密文件、材料过程中形成的废页、废件应由相关负责科室及时销毁。

　　五、办公室要对所有文件、档案及各种资料在年底时分类登记、整理装订、入档保存。外出开会或从上级机关带回的文件，及时交办公室专人进行登记入档保存。未经办领导允许，各股室不得擅自复印、摘印涉密文件和资料。

　　六、外单位查阅档案资料时，须说明查阅的范围及用途，经院长或分管领导批准后方可查阅。本单位人员查阅文件档案时，要通过办公室查阅，阅后及时归档。

　　七、严格遵守保密纪律。各种秘密文件、档案、统计资料、编制信息、会议记录等，都由办公室专人负责管理，保守秘密。需销毁的文件资料，要进行清理登记，通过一定方式彻底销毁。

　　八、对违反保密纪律，丢失文件档案造成失密、泄密的人员，给予批评教育。情节严重的，建议给予党纪、政纪处分，故意泄密造成严重后果的，要追究其法律责任。

　　1、由秘书组明确专人负责本办文书档案管理工作。

　　2、建立收发文登记薄，对各种文件、资料及时做好登记、分发、归集。坚持对密级文件和资料一月进行一次清理，严格借阅登记手续。

　　3、起草、印发各种文件、资料，必须符合办文程序和质量要求。

　　4、加强密级文件、资料的保管，不准随意带走、散发、遗失、出售密级文件、资料。

　　5、对本办在工作中形成的具有查考、利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件、磁性载体等原始记录，任何个人不得据为己有，丢失或者擅自销毁。

　　6、年终对所有文件、资料进行全面清收、整理立卷和归档。

　　7、档案人员要加强对档案库房的管理，保持整洁卫生，定期检查，做到防火、防盗、防潮、防虫、防高温等，对破损变质的档案材料要及时采取补救措施，确保档案的完整与安全。

　　8、建立健全档案借阅登记制度，档案人员要对档案的收进移出等情况进行统计，任何个人不得损毁、出卖、涂改、伪造档案。

　　9、档案人员在岗位发生变动时，应按规定办理档案交接手续。

一、收文制度

　　1、凡公司收到的文件、函、电报均由收发人员统一签收、拆封、编号、登记(函、电报直接分送有关部门)，及时送质管部主管领导签批后，分送有关领导阅批，部门阅办，并在文件传阅、处理单上签字。文件阅后及时收回归档，送各部门的文件，由各部门指定专人保管，阅后及时送还。

　　2、公司领导及有关部门及时阅文，凡需收回的文件如数退回，不得积压、丢失。

　　3、外出参加会议带回的公文应交文书登记，个人不得保存任何文件。

二、发文制度

　　1、凡以公司名义发出的公文，拟稿人必须用规定文稿纸撰稿，由部门领导签字，统一送秘书核稿，经领导审核签发(属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发)，由文书统一登记、统一印制。凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）交两份给文书统一收集管理。

　　2、公司会签外单位文件，经相关部门和领导审核后会签。外单位会签公司的文稿，由相关部门起草，秘书核稿，公司领导签发后，再送有关部门会签。

　　3、联合发文经公司领导及联合发文单位领导分别签批后由文书统一编号、印发。

三、档案管理制度

　　（一）归档范围

　　1、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

　　2、重要会议材料，包括会议的通知、报告、决议、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

　　3、公司在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。

　　4、公司经营管理活动中产生的各种文件材料（即内部文件），如规章制度、调研材料、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等。

　　5、上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

　　6、公司在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件（即外部文件），包括请示与上级机关的批复、报告、项目立项、重要函件。

　　7、公司及各部门的年度工作计划、总结。

　　8、本公司的各种统计报表。

　　9、信访工作材料。

　　10、本公司与有关单位签订的合同、协议书，房屋买卖、租赁协议，资产登记等凭证性文件材料。

　　11、本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

　　12、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

　　13、专业技术职称评审材料。

　　（二）归档时间

　　1、各部门应主动在每年元月底将上年度具有保存价值的文件资料移送文书档案室。任何部门或个人不能把具有保存价值的文件资料据为已有，或者拒绝归档。

　　2、每年六月份之前，各部门向档案室移交已归档完毕的上一年度的部门文书档案，并办理移交手续。

　　3、凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。

　　4、基建、工程项目竣工验收后，三个月内归档。

　　（三）归档要求

　　1、归档的文件资料不论采用手稿、印刷件、复印件、图片、软盘、录音带、录像带，都必须齐全、完整、系统、条理，保持有机联系。

　　2、归档的书面文件资料手写文稿，不得用圆珠笔、复写笔、彩色笔书写，不得采用红墨水书写。出现上述情况，文书应及时要求有关部门或人员进行重抄或复制。

　　（四）档案管理

　　1、档案管理：依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别，案卷排列并编制案卷目录。

　　2、档案保管：公司设立专用文件库保存档案，定期检查存放档案室内的档案资料状况，对字迹模糊、变质、损坏、破碎的档案资料必须及时进行恢复、修补或复制。做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。

　　3、档案的鉴定：从档案的内容、来源、时间、程序、名称鉴别、档案价值，确定各类档案的保管期限，编制成表。

　　4、档案的销毁：文书档案保管期限分为永久、长期、短期三种，超过保管期限的文书档案经公司质管部及相关领导批准后，编制销毁清册，办理销毁手续，方能销毁。销毁要有二人以上监销，并在清册上签字。

　　（五）档案利用

　　1、凡需调阅档案，均须填写档案借阅单，并在“档案借阅登记簿”上登记，注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限及利用目的。

　　2、档案利用方式有：提供档案原件、提供档案复印件、提供文献索引资料。

　　3、借阅人员不准随意拆卷和任意抽、换卷内文件或剪贴涂改字句，不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经公司领导批准后才能摘抄和复制。

　　4、依据国家统计和有关法律法规，做好企业档案统计工作。

　　(一) 文件管理制度

　　第一条 管理要点

　　1、 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。

　　2、 文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。

　　3、 制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规范，表达无歧义。

　　4、 根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。

　　第二条 制度规范

　　1、 文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。

　　2、 公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

　　3、 公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。

　　4、 凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。

　　5、 机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。

　　6、 各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。

　　7、 办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。

　　8、 按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。

　　9、 根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。

　　第三条 文件管理流程设计

　　1、 内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档

　　2、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁

　　3、 借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁

　　(二) 文书管理制度

　　第一条 管理要点

　　1、 为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证公司内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的.指导作用。

　　2、 文书管理范围包括：一般性文书(通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编)、行政人事部发文文书(学习资料、各类简报)、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。

　　3、 除通知外，一般性文书没有固定的格式，但必须标有页眉页脚，文本内容可根据文书具体内容进行调整。

　　4、 根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，保持纸质文档与电子文档的同步更新。

　　第二条 制度规范

　　1、 根据公司实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公示学习。

　　2、 按照文书管理范围，行政人事部的发文根据需要填写《发文簿》，所有文书原稿均由行政人事部分类存档备查。

　　3、 行政办公室发出的学习文书，需附上学习进度表;阅读者需认真学习并签名备注。

　　4、 按时间、内容等降序排列，整理归档，坚持平时归档与年终归档相结合，对照编号列出整理清单。

　　5、 根据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行整理销毁;须上级审批同意，方可销毁。

　　6、 办公室负责人为第一责任人，若发现文书丢失，办公室人员必须查明原因，如实向主管部门报告，若未查明原因，则由办公室负责承担。

　　7、 违反以上规定者按照相关规定予以惩处。

　　第三条 流程设计

　　起草文书→填写《发文簿》(需要时)→张贴→存档→更新目录(纸质档与电子档)→借阅→清退→审批→销毁

　　(三) 档案管理制度

　　第一条 管理要点

　　1、 为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。

　　2、 档案管理范围：公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。

　　3、 根据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。

　　第二条 制度规范

　　1、 应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。

　　2、 所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。

　　3、 坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。

　　4、 各部门需借阅相关档案，须由行政人事部主管签字，审核通过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。

　　5、 档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。

　　6、 档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。

　　第三条 流程设计

　　根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理，编制编目→存档→借阅→清退

　　1、文书立卷

　　每年年初机关文书部门或业务部门首先要制订出当年可能形成文件的案卷类目，根据案卷类目做好平时的文件收集、分类工作。在文件收集齐全的基础上，将文件按以下特征逐项分开。

　　①分年度。将文件按其形成的年度分开。

　　②分级别。将文件按其作者之间的关系分成上级、同级、下级。对互相联系紧密的文件，如上级的批复、下级的请示应放在一起。

　　③分机构。将文件按其产生或承办部门分开。

　　④分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。

　　⑤分期限。根据《文书档案保管期限的规定》，将文件按不同的保管期限分开。

　　在文书分类的基础上，根据实际情况，灵活运用文件各特征（问题、作者、时间、地区、文件名称、文件往来机关），分别组合成若干个案卷。拟写案卷标题，简明、确切地反映卷内文件的内容。案卷正式确定下来后，根据卷内文件时间、重要程序、问题、作者、地区、文件名称、文书往来机关等具体情况系统排列。编写卷内文件的页号；填写卷内文件目录和备考表；拆除档案文件上的金属物，装订案卷；填写案卷封面，包括案卷标题、卷内文件的起止年月、页数、件数、保管期限、案卷编号等。

　　2、档案管理

　　将档案库房的档案柜、架科学排列编号。保持库房内外清洁卫生。学习和掌握档案保护技术。库房要有防高温、防潮、防盗、防光、防尘等安全设施，避免灰尘、有害气体、微生物、虫、鼠等对档案的危害。

　　3、档案利用

　　准备检索工具。编制案卷目录、全引目录、专题文件目录、资料卡片、档案资料存放索引、汇编有关文件、参考资料等，并积极开展档案史料的编研工作。查阅、借阅有关文件，需经秘书长批准；对摘抄、复制的档案资料进行审核、登记，然后在摘抄、复印件上注明出外、时间。借阅档案，应认真填写借阅登记薄《档案利用效果登记表》，以便存查。对借出的档案资料要按时收回入库。

　　4、档案统计

　　建立档案收进、移出登记簿。准确编制档案工作情况统计年报，及时上报有关部门。

　　5、档案鉴定

　　根据国家有关档案保管期限的规定，制定档案保管期限表，由档案部门和有关业务部门的人员组成鉴定小组，定期对档案进行鉴定。剔除没有保存价值的文件，对归档文件确定其保管期限。对保管期限已经满10年的档案，移交市档案馆保存。对会议形成的资料、市政协大事记、常委会议记录等也要立卷、归档、入馆。